Metoda PRINCE2 w zarządzaniu projektami

/ Aktualności, Blog / By

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) to metoda zarządzania projektami, która zdobyła ogromną popularność na całym świecie. Jest to standardowy, uniwersalny i elastyczny sposób prowadzenia projektów, który może być stosowany w różnych branżach i sektorach. Metoda ta została opracowana w Wielkiej Brytanii i jest szeroko stosowana w Europie oraz na innych kontynentach. PRINCE2 oferuje zestaw procesów i wytycznych, które pomagają menedżerom projektów w planowaniu, zarządzaniu i zakończeniu projektów w sposób efektywny i kontrolowany.

Historia PRINCE2

PRINCE2 wywodzi się z metody PROMPT, która została opracowana przez firmę Simpact Systems Ltd w latach 70. XX wieku. Metoda ta była stosowana w brytyjskiej administracji publicznej i innych organizacjach rządowych. W 1989 roku brytyjski rząd opracował pierwszą wersję PRINCE, która była skierowana głównie do sektora IT. W 1996 roku, po wielu konsultacjach i rewizjach, powstała wersja PRINCE2, która stała się uniwersalną metodą zarządzania projektami, nieograniczoną do sektora IT.

Kluczowe zasady PRINCE2

PRINCE2 opiera się na siedmiu zasadach, które są fundamentem metody i zapewniają jej skuteczność:

  1. Ciągłe uzasadnienie biznesowe: Każdy projekt powinien mieć jasno określone i trwałe uzasadnienie biznesowe. Uzasadnienie to jest regularnie przeglądane i aktualizowane w trakcie trwania projektu.
  2. Nauka na doświadczeniach: Organizacje powinny uczyć się na doświadczeniach z poprzednich projektów. PRINCE2 zachęca do dokumentowania zebranego doświadczenia i stosowania go w przyszłych projektach.
  3. Zdefiniowane role i obowiązki: Każdy projekt powinien mieć jasno określone role i obowiązki, co zapewnia, że wszyscy uczestnicy projektu wiedzą, czego się od nich oczekuje.
  4. Zarządzanie etapowe: Projekty są podzielone na etapy, co umożliwia lepszą kontrolę i monitorowanie postępów. Każdy etap kończy się weryfikacją, która decyduje o kontynuacji projektu.
  5. Zarządzanie przez wyjątki: PRINCE2 stosuje podejście zarządzania przez wyjątki, co oznacza, że tylko znaczące odstępstwa od planu są raportowane na wyższe szczeble zarządzania.
  6. Koncentracja na produktach: Projekty PRINCE2 są skoncentrowane na dostarczaniu produktów o określonej jakości. Każdy produkt ma jasno określone wymagania i kryteria akceptacji.
  7. Dostosowanie do warunków projektu: Metoda PRINCE2 jest elastyczna i może być dostosowana do specyfiki danego projektu, co pozwala na jej zastosowanie w różnych kontekstach.

Struktura procesów PRINCE2

PRINCE2 składa się z siedmiu procesów, które prowadzą projekt od jego inicjacji do zakończenia:

  1. Przygotowanie projektu (Starting Up a Project – SU): Proces ten obejmuje ocenę wykonalności projektu oraz przygotowanie podstawowych dokumentów, takich jak brief projektu i plan etapowy.
  2. Inicjowanie projektu (Initiating a Project – IP): W tym procesie tworzy się szczegółowy plan projektu, dokument inicjacyjny oraz strategie zarządzania, takie jak strategia zarządzania jakością, ryzykiem i komunikacją.
  3. Sterowanie etapem (Controlling a Stage – CS): Proces ten obejmuje bieżące zarządzanie i monitorowanie postępów w ramach danego etapu projektu, w tym zarządzanie ryzykiem, kontrolę jakości oraz raportowanie postępów.
  4. Zarządzanie dostarczaniem produktów (Managing Product Delivery – MP): Ten proces dotyczy zarządzania pracą nad dostarczeniem produktów projektu zgodnie z ustalonym harmonogramem i wymaganiami jakościowymi.
  5. Zarządzanie granicami etapów (Managing Stage Boundaries – SB): Proces ten obejmuje ocenę postępów w danym etapie, planowanie kolejnych etapów oraz przygotowanie dokumentacji na potrzeby przeglądu etapowego.
  6. Zamknięcie projektu (Closing a Project – CP): W tym procesie projekt jest formalnie zamykany, a wszystkie otwarte kwestie są rozwiązane. Ostateczne produkty są przekazywane klientowi, a doświadczenia z projektu są dokumentowane.
  7. Sterowanie projektem (Directing a Project – DP): Proces ten obejmuje podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących projektu przez Komitet Sterujący, w tym zatwierdzanie planów, kontrolowanie zasobów oraz zarządzanie wyjątkami.

Role i obowiązki w PRINCE2

PRINCE2 definiuje kilka kluczowych ról, które są niezbędne do skutecznego zarządzania projektem:

  1. Komitet Sterujący (Project Board): Odpowiada za ogólne kierowanie projektem, zatwierdzanie planów i podejmowanie decyzji strategicznych. Składa się z przedstawicieli kierownictwa wyższego szczebla oraz kluczowych interesariuszy.
  2. Kierownik Projektu (Project Manager): Odpowiada za codzienne zarządzanie projektem, realizację planów oraz raportowanie postępów. Kierownik projektu koordynuje pracę zespołu projektowego i zarządza ryzykiem.
  3. Zespół projektowy (Project Team): Odpowiedzialny za realizację zadań projektowych i dostarczanie produktów. Zespół składa się z członków o różnych specjalizacjach i kompetencjach.
  4. Kierownik Etapu (Team Manager): Zarządza pracą zespołu w ramach konkretnego etapu projektu. Odpowiada za realizację zadań zgodnie z planem etapu oraz raportowanie postępów.
  5. Właściciel Produktu (Product Owner): Reprezentuje interesy użytkowników końcowych i interesariuszy. Odpowiada za określenie wymagań dotyczących produktów oraz ich akceptację po zakończeniu prac.

Korzyści wynikające z zastosowania PRINCE2

Metoda PRINCE2 oferuje wiele korzyści, które przyczyniają się do zwiększenia skuteczności zarządzania projektami:

  1. Strukturalne podejście: PRINCE2 zapewnia uporządkowane i systematyczne podejście do zarządzania projektami, co ułatwia planowanie, monitorowanie i kontrolę.
  2. Elastyczność: Metoda ta jest elastyczna i może być dostosowana do specyfiki danego projektu oraz organizacji, co pozwala na jej szerokie zastosowanie.
  3. Jasno określone role i obowiązki: Dzięki klarownemu podziałowi ról i obowiązków wszyscy uczestnicy projektu wiedzą, czego się od nich oczekuje, co zwiększa efektywność pracy zespołu.
  4. Zarządzanie ryzykiem: PRINCE2 kładzie duży nacisk na zarządzanie ryzykiem, co pozwala na wczesne identyfikowanie i neutralizowanie potencjalnych zagrożeń.
  5. Kontrola jakości: Metoda ta promuje zarządzanie przez jakość, co zapewnia, że produkty projektu spełniają określone wymagania i są zgodne z oczekiwaniami interesariuszy.
  6. Skalowalność: PRINCE2 jest skalowalna i może być stosowana zarówno w małych, jak i dużych projektach. Może być również wykorzystywana w różnych branżach i sektorach.
  7. Przejrzystość: Regularne raportowanie i przeglądy etapowe zapewniają przejrzystość procesu zarządzania projektem, co ułatwia podejmowanie decyzji na różnych poziomach organizacji.

Wyzwania związane z wdrożeniem PRINCE2

Chociaż PRINCE2 oferuje wiele korzyści, wdrożenie tej metody może wiązać się z pewnymi wyzwaniami:

  1. Koszty szkolenia: Wdrożenie PRINCE2 wymaga przeszkolenia personelu, co może generować dodatkowe koszty.
  2. Kultura organizacyjna: Skuteczne wdrożenie PRINCE2 może wymagać zmian w kulturze organizacyjnej, co nie zawsze jest łatwe do osiągnięcia.
  3. Kompleksowość: Dla niektórych organizacji PRINCE2 może wydawać się zbyt skomplikowana i formalna, zwłaszcza jeśli są one przyzwyczajone do mniej strukturalnych metod zarządzania projektami.
  4. Wymagania dokumentacyjne: PRINCE2 wymaga prowadzenia obszernej dokumentacji, co może być postrzegane jako obciążenie administracyjne.

PRINCE2 to jedna z najważniejszych metod zarządzania projektami, która oferuje strukturalne i elastyczne podejście do planowania, zarządzania i realizacji projektów. Jej kluczowe zasady, procesy oraz jasno określone role i obowiązki zapewniają, że projekty są realizowane w sposób kontrolowany i efektywny. Chociaż wdrożenie PRINCE2 może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, korzyści płynące z jej zastosowania przewyższają potencjalne trudności. Metoda ta zyskała uznanie na całym świecie i jest szeroko stosowana w różnych branżach i sektorach, co świadczy o jej uniwersalności i skuteczności.